La quantità di dati digitali di diversa origine e struttura che oggi è possibile produrre per la gestione degli edifici è estesa e sempre crescente, dai semplici e comuni documenti in formato PDF o Word (relazioni, rapporti, sondaggi, ecc.) alle immagini e ai video (anche a 360 gradi), ai disegni tecnici 2D e 3D, alle nuvole di punti provenienti da rilievi 3D, fino ai modelli BIM che stanno rapidamente diventando obbligatori per i diversi livelli di progettazione.
Il manager e il suo staff, spesso pubblico, è il principale destinatario di questa soluzione, laddove si trovi ad essere culturalmente impreparato, data la mancanza di formazione e di adeguati strumenti tecnici, ad operare con la sua professionalità in ambito digitale. Spesso anche la semplice apertura di un file per visualizzarne il contenuto richiede l’utilizzo di numerosi software specifici proprietari on premise, tipicamente progettati per l’authoring (CAD, BIM, nuvole di punti, modellazione 3D, ecc.). Questo comporta anche importanti costi di licenza, non proporzionati allo scopo del controllo, dell’archiviazione e della verifica dei file o dati digitali. Anche gli strumenti freeware spesso richiedono competenze specifiche per l’installazione, le conversioni di formato, ecc. poiché è possibile incorrere in problemi di errori o incompatibilità. Inoltre, questi strumenti forniscono dati totalmente estranei l’uno all’altro, spesso non disponibili dopo un breve periodo di tempo per problemi di licenza, archiviazione, aggiornamenti di versioni, ecc.
